Wat maakt het intranet... gewoon dat, een intranet?

Wat maakt het intranet... gewoon dat, een intranet?

Het intranet zelf is een vrij algemene term. Intranetsoftware kan fungeren als CMS, communicatiemiddel en nog veel meer. Maar hoe komt het allemaal bij elkaar en hoe ziet het er precies uit?

Zoals deelnemer Frank Hamm stelt in zijn artikel voor Seibert Media, "is een intranet niet simpelweg een softwareprogramma, maar een platform voor communicatie en samenwerking met verschillende componenten". Het zijn deze verschillende componenten die samenkomen om een intranet te creëren waarin de gebruiker die het gebruikt centraal staat.

In deze publicatie bekijken we de essentiële elementen van het intranet en leggen we uit waarom ze zo belangrijk zijn, en geven we twaalf belangrijke kenmerken voor het succes van deze elementen op de werkplek.

Componenten van het intranet: leren hoe ze werken

Nu je iets beter begrijpt wat we bedoelen als we het over intranet hebben, gaan we die kennis uitsplitsen. Omdat intranet een allesomvattende en veelomvattende term is, willen we elk belangrijk onderdeel apart behandelen om voorbeelden te geven van hoe dit platform op uw werkplek zou werken. Er zijn veel verschillende toepassingen van het intranet, maar als ze samenkomen, creëren ze een digitale, uniforme en efficiënte werkplek.

Contentbeheersysteem

Succesvolle intranetsoftware moderniseert en upgradet uw documentbeheersysteem volledig. Intranetten bieden een centrale locatie voor de opslag van documenten en gegevens, en kunnen gemakkelijk worden beheerd en doorzocht door werknemers. Informatie kan op een georganiseerde manier worden opgeslagen en gedeeld op het platform en werknemers hebben toegang tot de belangrijke formulieren en informatie die ze nodig hebben voor hun dagelijkse werk.

De dagen dat content verouderd en totaal irrelevant was, zijn officieel voorbij. Met een gebruiksvriendelijk platform om documenten op te verzamelen, kan informatie relevant en nuttig blijven voor werknemers.

Diavoorstellingen, spreadsheets, Word-documenten, personeelsformulieren en handleidingen kunnen worden opgeslagen op het intranet en zijn beschikbaar voor iedereen die er toegang toe nodig heeft. U kunt oude kopieën van bijgewerkte documenten bewaren voor het geval u ze ooit nodig hebt, informatie verzamelen en delen en werknemers in staat stellen hun eigen inhoud te creëren. Als uw CMS goed gestructureerd en georganiseerd is, zullen uw medewerkers gemakkelijk toegang krijgen tot informatie en content kunnen bewerken.

Interne communicatie en sociaal platform

Intranetten zijn voorbeelden van effectieve manieren om uw werknemers over afdelingen, tijdzones en verschillende locaties heen met elkaar te verbinden.

Elke werknemer kan een persoonlijk profiel aanmaken waar zijn vaardigheden en projecten worden vermeld, dus met een goede zoekmachine kun je collega's zoeken om te chatten, ideeën uit te wisselen, samen te werken aan taken en nieuwe relaties op te bouwen. Daarnaast bevat de intranetsoftware alle functies die sociale netwerksites hebben, zoals commentaar geven, liken en @mentioning.

Deze intranetcommunicatiefuncties vernietigen het oude verticale communicatiesysteem en geven alle gebruikers toegang tot directe verbinding en uitwisseling. De bedrijfsleiding kan belangrijke informatie verspreiden onder werknemers en met de bovengenoemde sociale functies kunnen werknemers reageren en gepast reageren. Alle gebruikers hebben dezelfde mogelijkheid om met elkaar te communiceren, ongeacht hun anciënniteit of positie in het bedrijf. Dit gaat verder dan het verhogen van de productiviteit op het werk, want het doel is om de cultuur die in sommige bedrijven bestond en nog steeds bestaat, volledig te veranderen.

Digitale samenwerking

Een intranet met een goed georganiseerd CMS en eenvoudige communicatie biedt je een super effectief samenwerkingsplatform. Met toegang tot documenten en informatie en verbinding met collega's kunnen uw medewerkers eenvoudig digitaal samenwerken aan elke taak of project. Je kunt ook specifieke teamworkspaces creëren rond een onderwerp, kwestie of project waar medewerkers over kunnen discussiëren of aan kunnen werken. Deze werkplekken zijn gecentraliseerd en efficiënt en kunnen openbaar of privé zijn.

Door samen te werken op een digitaal platform kunnen teamleden die op afstand werken ook gemakkelijk communiceren. Het bedrijfsmanagement kan teams samenstellen en samenbrengen op basis van vaardigheden of projecten, zonder rekening te hoeven houden met externe factoren. Je kunt ook kalenders en taakbeheerders coördineren om het team gefocust te houden. Ondertussen verhogen realtime bewerken, commentaar geven en inhoud maken in gedeelde documenten de productiviteit, zodat alle medewerkers hun taken afmaken.

Geïntegreerde oplossing

Als u op dit moment meerdere samenwerkingstools gebruikt voor uw interne communicatie, kunt u hiermee worstelen. Hoewel er een overvloed aan opties is voor SaaS-tools, communiceren deze tools niet met elkaar. Het zijn nog steeds afzonderlijke entiteiten die kloven kunnen creëren in je werkomgeving. Wat een intranet doet, is de functies en mogelijkheden van al deze tools combineren tot een volledig geïntegreerd systeem. Op deze manier is het geen messaging tool apart van een administratietool, apart van een tool voor gegevensopslag. Alles wat je nodig hebt, bevindt zich onder één dak en elke functie van het intranet is geïntegreerd met de andere.

Wanneer je al je oplossingen in één ruimte kunt integreren, verkort je de tijd die medewerkers nodig hebben om voortdurend van platform te wisselen, wat weer ten goede komt aan de productiviteit.

De 12 functies van het intranet

Laten we het nog verder voor je uitsplitsen. Intranetcomponenten zijn de sleutel om je intranet zo goed te laten werken op je werkplek, maar er zijn specifieke intranetfuncties die moeten worden opgenomen om deze functies te optimaliseren. Hier bekijken we twaalf verschillende intranetsoftwarefuncties om je een voorbeeld te geven van wat jouw intranetsoftware moet bevatten.

1. Sociale functies

Zoals eerder vermeld, staat het transformeren van interne communicatie centraal in intranetsoftware, en een van de manieren om dit te bereiken is door middel van sterke sociale mogelijkheden. Hoe meer mogelijkheden je collega's hebben om efficiënt en productief met elkaar in contact te komen, hoe beter je werkplek zal functioneren. Voorbeelden van sociale intranetfuncties zijn:

2. Intelligent zoeken

Eén van de belangrijkste voordelen van een intranetoplossing is dat alle bedrijfs- en werknemersinformatie is opgeslagen op hetzelfde uniforme platform, maar zonder een krachtige en intuïtieve zoekmachine kan al deze schat aan informatie verloren gaan. Een goed ontworpen zoekmachine levert de productiviteitsresultaten waar je naar verlangt op een intranet door de tijd die het kost om informatie te vinden te verminderen, terwijl het werknemers helpt de mensen te vinden die ze nodig hebben om de klus te klaren. Goede voorbeelden van zoekmachines zouden moeten zijn:

3. Schone en duidelijke interface

Net als bij een zoekmachine zullen werknemers met een verwarrende gebruikersinterface geen toegang krijgen tot de inhoud of gegevens die op het intranet zijn opgeslagen. De gebruikersinterface omvat de aspecten van het intranet die te maken hebben met de functionaliteit, zoals uitklapmenu's, lay-out, knoppen, pagina's, enz. Als er niet wordt geïnvesteerd in een geoptimaliseerde gebruikersinterface, kan dit contraproductief werken, omdat werknemers meer tijd zullen besteden aan het uitzoeken hoe ze een document moeten maken of bewerken in plaats van die tijd te besteden aan het afronden van hun werk. Een goed voorbeeld van een intranet-gebruikersinterface zou moeten bestaan uit:

4. Platform voor het maken en beheren van inhoud

De bepalende factor van een intranet is dat het de gebruiker centraal stelt en de medewerkers mondiger maakt. Een van de beste manieren om dit te bereiken is door hen de ruimte en de vrijheid te geven om inhoud op het intranet te creëren. Je medewerkers kunnen zichzelf uiten en dit houdt de content relevant over trends en onderwerpen die zij belangrijk vinden. Dat gezegd hebbende, wil je je medewerkers leren hoe ze kwalitatief goede content kunnen maken en wat je wilt dat de stijl van de content is. Geef ze de tools die ze nodig hebben, stel teamleden aan om de kwaliteit van de content te beheren en laat ze hun gang gaan. De ideale intranetcontent moet:

5. Aanpassing en maatwerk

Nu kan intranetsoftware leren van zijn gebruikers en hen de site laten maken die ze willen zien. Met zoveel ingebouwde aanpassingsmogelijkheden, zoals individuele profielen, tags voor projecten en vaardigheden, gecreëerde of gekoppelde inhoud... Uw intranetsoftware moet kunnen detecteren wat elke gebruiker wil zien. Het is ook belangrijk om aanpasbare software te hebben, zodat uw werknemers de digitale werkruimte kunnen creëren die het beste voor hen werkt. Je intranet moet:

6. Feedback van werknemers

In de digitale werkomgeving staan werknemerstevredenheid en -ervaring centraal. We zien een verschuiving in het meten van intranetsucces met sterke KPI-statistieken naar meer kwalitatieve en beschrijvende feedback. Dit betekent dat je intranetsoftware waar mogelijk de optie moet hebben om commentaar te geven. Enkele voorbeelden van hoe je de juiste feedback in je intranet kunt inbouwen zijn:

7. Taakcontrole en -beheer

Met deze zeer effectieve software kunnen werknemers op basisniveau intranetbeheerders worden, waardoor de werklast van de IT-afdeling wordt verlicht terwijl de verantwoordelijkheid voor een succesvol en gezond intranet in de hele onderneming wordt gedeeld. Naast het beheren van deze administratieve taken, moeten werknemers ook een ruimte hebben waar ze hun projecten kunnen beheren om hun lopende projecten op een productievere manier te organiseren. Deze speciale plaatsen voor taakgebieden moeten:

8. Innovatie en uitwisseling van ideeën en documenten

Terwijl de communicatie van werknemers grotendeels wordt gedekt door de sociale tools op uw intranet, is het belangrijk om een speciale ruimte te hebben waar ze relevante ideeën en documenten met elkaar kunnen delen. Een goed intranet met deze functies moet beschikken over:

9. Helpcentrum

Door een helpcentrum op te zetten, kunnen werknemers zelfproblemen oplossen en tegelijkertijd leren. Een intranet helpcentrum moet het volgende omvatten:

10. Mobiele toepassing, toegang waar u ook bent

Intranetten zijn ontworpen om je bedrijf in het digitale tijdperk te brengen door werknemers over de hele wereld met elkaar te verbinden, waar ze ook zijn en wat ze ook aan het doen zijn. Een mobiele app moet het volgende bieden:

11. Versterk de cultuur

Met intranetten kun je het merkimago van je bedrijf intern versterken en je werknemers informeren over de missie, visie, doelen en waarden van je bedrijf. Enkele belangrijke tools die uw intranet moet hebben om uw cultuur te versterken zijn:

12. Afdelings- of projectwerkruimte

Je kunt werkruimten maken voor specifieke afdelingen, rond een specifiek project of gecategoriseerd op onderwerp waar medewerkers ideeën kunnen delen. Een goede coworkingruimte moet: