Les 15 meilleurs outils de knowledge management en 2023

Sommaire

Plus une organisation est grande, plus la gestion des connaissances devient importante. Une entreprise qui se développe est synonyme de plus d'employés, plus de clients, et donc plus de documents…

Ce processus de croissance peut devenir chaotique si les entreprises n’ont pas les ressources pour bien organiser leurs informations et leurs ressources. C'est là que les outils knowledge management deviennent utiles.

Dans cet article, nous expliquons ce que sont les outils knowledge management et comment les exploiter pour mieux gérer l’information. Vous découvrirez aussi une liste des meilleures plateformes de gestion des connaissances. C'est parti !

Qu’est-ce qu’un outil de knowledge management ?

Un outil de knowledge management est toute solution numérique qui stocke des informations et les organise de manière à ce que les utilisateurs puissent facilement les trouver et interagir avec elles.

Les entreprises utilisent une telle solution pour partager des informations à la fois externes et internes.

Un outil knowledge management peut aussi s’assimiler à une solution de gestion de l'apprentissage, un outil de gestion de la relation client, ou tout simplement une base de connaissances.

Pourquoi investir dans un outil knowledge management ?

Les chefs d'entreprise se rendent compte qu'à mesure que leur entreprise grandit, le volume de connaissances augmente également. Dès lors, pour organiser ces informations et assurer le bon fonctionnement des processus internes, les entreprises utilisent des outils de knowledge management.

Les solutions de knowledge management, et outils similaires, aident les entreprises à :

Centraliser le contenu
Rendre l'information accessible à tous
Éviter les silos d'informations
Améliorer la collaboration
Maintenir le flux de communication interne

Comment choisir le meilleur outil de knowledge management ?

Voici quelques points à prendre en compte lors du choix d'une plateforme de knowledge management.

Simplicité d'utilisation

Si vos employés jugent un outil numérique compliqué, ils seront réticents à l'idée de l’utiliser, et votre organisation ne verra pas l'impact positif de son implémentation.

Assurez-vous de choisir un outil knowledge management intuitif et ne nécessitant pas de formation approfondie. Cette facilité d’intégration vous fait gagner du temps, ainsi qu’à vos employés.

Fonctionnalités disponibles

Voici les fonctionnalités à rechercher lors du choix d'un logiciel knowledge management :

Gestion de documents
Une gestion électronique des documents favorise le stockage des fichiers ainsi que le suivi des versions des documents et des modifications apportées par les personnes qui y ont accès. Moins vous utilisez de papier, mieux c'est.

Base de connaissances
Une base de connaissances est un système qui contient des informations structurées et non structurées. Un outil de knowledge management doit proposer les fonctionnalités nécessaires à la création d’une base de connaissances interne.

Learning management
Le learning management favorise le suivi des résultats de vos initiatives de développement et de formation des employés. Au fur et à mesure que les employés sont formés à de nouvelles compétences et acquièrent de nouvelles connaissances, il est important de suivre leurs progrès.

Source de vérité unique
L'une des fonctions les plus importantes d'un logiciel de knowledge management est de pouvoir stocker les connaissances et de les rendre accessibles sur une seule et unique plateforme.

Fonctionnalité de recherche
La fonctionnalité de recherche aide les employés à trouver les informations souhaitées.

Fonctionnalités de collaboration
Un bon outil de knowledge management permet aussi aux utilisateurs d'aller plus loin en termes de collaboration. Ils doivent pouvoir partager, commenter, échanger, interagir avec les connaissances.

Canaux de communication
Les outils knowledge management constituent aussi des centres de co-communication.

Gestion du cycle de vie
La fonctionnalité Gestion du cycle de vie vous avertit lorsqu'il est temps de mettre à jour un contenu. Dans les meilleurs logiciels de knowledge management, cette fonctionnalité permet aussi d’archiver automatiquement le contenu obsolète.

Analytics de contenu et des utilisateurs
Les fonctionnalités Analytics vous permettent d'avoir un aperçu sur :

Les pages et les canaux les plus consultés
Les publications les plus engageantes
Vos employés les plus impliqués en termes de communication interne et partage de connaissances
Les mots-clés les plus recherchés

Tarification

L'achat et la maintenance d'un outil knowledge management doivent rester dans votre budget. Cela varie selon les fonctionnalités et les modules complémentaires.

Sécurité

Lorsque vous travaillez avec des informations, il faut un outil pour les protéger. Les meilleures plateformes de knowledge management offrent des fonctionnalités de sécurité améliorées.

Intégrations

Si votre entreprise travaille déjà avec des outils tiers, vous devez vérifier les fonctionnalités d'intégration.

Top 15 des meilleurs outils de knowledge management en 2023

Voici la liste des outils de knowledge management avec leurs principales fonctionnalités.

Happeo

Idéal pour : Base de connaissances, Communications internes, Gestion de documents
Clients notables : Randstad Sourceright, Pinterest, Decathlon, Virgin Red, Doctolib

Principales fonctionnalités de knowledge management :

Recherche Globale
Pages intranet
Communautés intranet
Gestion du cycle de vie
Analytics pour rendre compte des mesures importantes.

Document 360

Idéal pour : Base de connaissances
Clients notables : Virgin Red, Whatfix, LightBox

Principales fonctionnalités de knowledge management :

Site base de connaissances
Portail base de connaissances.

Confluence

Idéal pour : Gestion de documents, Base de connaissances
Clients notables : Blend, HubSpot, Audi, Twilio, LinkedIn

Principales fonctionnalités de knowledge management :

Fonctionnalité recherche
Recherches de thématiques

Tettra

Idéal pour : Base de connaissances, Gestion de documents
Clients notables : Recteq, Everyday Speech

Principales fonctionnalités de l’outil de knowledge management :

Vérification de contenu
Fonctionnalité recherche.

SharePoint

Idéal pour : Base de connaissances, Gestion de documents pour les grandes équipes
Clients notables : NASCAR, Goodyear

Principales fonctionnalités de knowledge management :

Fonctionnalité de recherche.

Helpjuice

Idéal pour : Gestion de documents
Clients notables : Amazon, Glovo

Principales fonctionnalités de gestion des connaissances :

Création et formatage du contenu
Fonctionnalité de recherche.

ProProfs

Idéal pour : Gestion de l'apprentissage
Clients notables : Adobe, Cisco

Principales fonctionnalités de knowledge management :

Créateur de formation
Base de connaissances.

Zendesk

Idéal pour : Support client et ventes
Clients notables : Siemens, Stanley Black & Decker

Principales fonctionnalités de knowledge management :

Fonctionnalité de recherche
Collaborations des agents.

HelpCrunch

Idéal pour : Support client
Clients notables: Statcounter, SE Ranking.

Principales fonctionnalités de knowledge management :

Base de connaissances
Intégrations tierces.

Bit.ai

Idéal pour : Gestion de documents
Clients notables : New Zealand Post, Canon.

Principales fonctionnalités de knowledge management :

Wiki/base de connaissances
Bibliothèque de contenu.

SABIO

Idéal pour : Base de connaissances
Clients notables : DPD, Commerzbank.

Principales fonctionnalités de knowledge management :

Recherche pour l’auto-apprentissage.

Bloomfire

Idéal pour : Base de connaissances
Clients notables : Conagra, Orvis.

Principales fonctionnalités de knowledge management :

Recherche basée sur l'IA
Publication de textes, graphiques, images, audio et vidéo.

Notion

Idéal pour : Gestion de documents, base de connaissances
Clients notables : Pixar, TravelPerk.

Principales fonctionnalités de knowledge management :

Prise de notes
Fonctionnalité de recherche.

Quip

Idéal pour : Gestion de documents
Clients notables : Amazon, Facebook.

Principales fonctionnalités de knowledge management :

Création de document
Création de feuille de calcul.

Elium

Idéal pour : Base de connaissances
Clients notables : L'Oréal, In Extenso.

Principales fonctionnalités de knowledge management :

Marque-page Web
Partage de document.

Conclusion

L’ outil knowledge management de Happeo permet à votre organisation de facilement trouver, partager et conserver les connaissances.