Intranät för medarbetare: Nyckeln till en effektiv och trivsam arbetsplats

Vad är ett intranät för anställda?

Ett intranät för anställda är en privat plattform som företag använder för intern kommunikation, dokumenthantering samt kunskapshantering och -delning. Det kan vara en lösning på plats som endast är tillgänglig från kontoret, eller en molnbaserad intranätplattform som medarbetarna kan komma åt på distans.

Vilka är fördelarna med ett intranät för anställda?

Det bästa intranätet för anställda är inte bara en plattform för projekthantering. Dess funktioner förbättras:

Engagemang

Moderna intranätplattformar innehåller en social komponent som bidrar till att öka engagemanget. Och det är viktigt, med tanke på att 51% av medarbetarna inte känner sig engagerade på jobbet. Ett intranät för anställda möjliggör tvåvägskommunikation mellan ledningen och de anställda och underlättar den typ av kommunikation som vanligtvis sker på ett fysiskt kontor.

Sammanhållning

Under pandemin arbetade 42% av den amerikanska arbetskraften helt på distans. Företag med team som arbetar på distans eller på flera platser i olika tidszoner och länder kan använda ett intranät för att skapa kulturell sammanhållning. Det innebär att medarbetare på motsatta sidor av jordklotet har tillgång till samma information, lätt kan hitta och kontakta varandra och förstår företagets värderingar.

Öppenhet och transparens

Förutom organisationsscheman innehåller de bästa intranätplattformarna en personalkatalog med information om varje anställd. Medarbetarna kan söka efter personer och hitta deras foto, titel, avdelning och kontaktinformation. Den här nivån av transparens - möjligheten att matcha ett ansikte med ett namn - kan hjälpa distansarbetare att känna sig mer delaktiga.

Tillgång till

När filer lagras i en molnbaserad intranätportal för anställda i stället för på en lokal server är de lätta att komma åt var som helst. Och med en robust sökfunktion och integrationer mellan olika appar kan medarbetarna söka efter filer, konversationer och uppgifter inifrån intranätet - de behöver inte lämna plattformen för att hitta information.

Produktivitet

Anställda som är uppkopplade mot varandra är 20-25% mer produktiva än de som inte är uppkopplade. Det beror på att de inte förlorar värdefull tid på att leta efter information eller vänta på svar. Programvara för intranät för anställda gör det möjligt för anställda att snabbt hitta viktiga kontakter, ha konversationer i realtid och lösa problem.

Onboarding

En studie från CareerBuilder visade att 36% av företagen inte har någon onboardingprocess för nyanställda. Med ett intranät för anställda kan du skapa en sömlös introduktionsprocess med självbetjäning, komplett med instruktionsvideor, HR-policyer och annan information som nyanställda behöver känna till. Det gör det lättare att behålla nyanställda och frigör tid för chefer och HR-medarbetare att fokusera på andra uppgifter.

Vad du bör tänka på när du väljer ett intranät för anställda

Det finns många intranätplattformar som har liknande funktioner, men vissa av dem saknar den funktionalitet som distans- och hybridteam behöver. När du jämför intranätplattformar bör du hålla utkik efter dessa användbara funktioner:

Onboarding och support

Inte ens de mest lättanvända intranätplattformarna är 100 % intuitiva - du behöver någon som visar dig hur du konfigurerar dem och svarar på eventuella frågor. Leta efter en plattform som erbjuder onboarding-paket och löpande support.

Integrationer och tillgång till kunskap

Även om ett intranät för anställda uppfyller många behov kanske du väljer att behålla andra plattformar som ditt team använder - Slack, Jira, Microsoft 365 och Google Workspace, till exempel. Om så är fallet vill du ha en plattform som integreras med dina andra verktyg och gör det möjligt för medarbetarna att söka efter information i dem alla utan att lämna intranätet.

Personalisering

När medarbetarna kan anpassa sin intranätshemsida är det mycket mer sannolikt att de engagerar sig i plattformen.

Socialt samarbete

Distansanställda kan ibland känna sig isolerade och frånkopplade från sina kollegor, vilket är anledningen till att funktioner för socialt samarbete är ett måste för en intranätplattform för anställda.

Medarbetarnas gemenskaper

En digital arbetsplats behöver inte betyda att man känner sig frånkopplad. Medarbetarna kan använda intranätkanalerna för att bilda sina egna grupper, brainstorma idéer och ge stöd och uppmuntran.

Styrning

Med funktioner för engagemangsanalys och livscykelhantering kan cheferna se hur medarbetarna interagerar med innehållet och se till att inaktuellt innehåll arkiveras eller uppdateras. Du kan också ange användarbehörigheter för sidor och kanaler.

Analys av användning

Detaljerad användningsanalys hjälper dig att dra lärdom av din sociala intranätplattform. Du kan t.ex. se vilka typer av innehåll som genererar mest engagemang, vilka kanaler och sidor som är mest populära och vilka söktermer som är vanligast i hela organisationen eller i specifika team.

Säkerhet

En intranätportal för anställda innehåller personlig information, företagsspecifik kunskap och ett obegränsat antal filer, så det måste vara ett säkert och privat nätverk. Leta efter en plattform som har ISO 27001-certifiering, SAML-autentisering och ett SSL-krypteringscertifikat.

Skalbarhet

Om du inte behöver alla funktioner som finns tillgängliga i en intranätplattform, leta efter en differentierad prissättning som gör att du kan skala upp när ditt team växer eller dina behov förändras.

Populära lösningar för intranät för anställda

Happeo

Happeo är en social intranätplattform, vilket innebär att den innehåller en rad funktioner som är utformade för att uppmuntra interaktion. Användare kan gilla och kommentera inlägg, lägga till emoji och till och med schemalägga ett snabbt videomöte från en konversation.

SharePoint

SharePoint är en Microsoft-produkt som fungerar bra för dokumenthantering, men den är inte helt integrerad med Google Workspace och erbjuder inte heller möjligheten att anpassa sitt nyhetsflöde.

Simpplr

Sammanflöde

Av de fyra intranäten för anställda i det här avsnittet är Confluence det minst robusta. Det går inte att integrera med Google Workspace eller Office 365, och Slack-integration kräver ett tilläggsköp. Det innehåller en teamwiki som de anställda kan använda för att samarbeta och dela information, men den övergripande användningen som ett socialt verktyg är begränsad.

Exempel på användningsfall för intranät för anställda

ActivTrak

ActivTrak, ett företag som tillverkar programvara för analys av arbetsstyrkan, letade efter teknik som kunde hjälpa dem att övergå till en helt distansbaserad arbetsmiljö.

MINT Tandvård

MINT Dentistry är en grupp tandläkarpraktiker i Dallas- och Houstonområdena, med över 60 platser och över 300 anställda. Innan de började använda Happeo förlitade sig organisationen på en egenutvecklad intranätlösning och hade svårt att hålla personalen på samma sida.

Sysarb

Sysarb är ett SaaS-företag baserat i Sverige som förespråkar rättvisa löner mellan könen och tillhandahåller ett verktyg för analys och lönesättning.

Vanliga frågor om intranät för anställda

Kan intranät för anställda integreras med andra programvaror? Beroende på vilken programvara för företagsintranät du väljer kan det finnas integrationer för andra arbetsplatsverktyg.

Hur mycket kostar intranät för anställda? Kostnaden för en ny intranätplattform varierar, särskilt med tanke på den avkastning på investeringen som den kan ge.

Vem använder programvara för intranät för anställda? Stora organisationer - såsom vårdföretag, utbildningsinstitutioner och ideella organisationer - är bland de vanligaste kunderna för intranät för anställda.

Vad bör ingå i ett intranät för anställda? Ett intranät för anställda bör innehålla en robust sökfunktion, behörighetskontroller, anpassningsalternativ, dokumenthanteringsfunktioner och sociala komponenter.

Hur säkra är intranät för anställda? På Happeo tar vi din säkerhet på allvar. Happeo har också uppnått ISO 27001-certifiering.