13 avantages et inconvénients des intranets en 2023

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Quels sont les avantages et inconvénients d’un logiciel intranet?

Qu’est-ce qu’un portail intranet ? Ce sont des logiciels qui proposent des fonctionnalités très utiles permettant aux sociétés de gagner en productivité. Mais si les intranets présentent de nombreux avantages, certains de leurs inconvénients limitent leur attrait pour certaines organisations. Dans cet article, nous allons détailler certains des avantages et des inconvénients potentiels des intranets, pour que vous soyez en mesure de déterminer s’ils représentent la bonne solution pour votre entreprise.

Les avantages des portails intranets

Avantage Nº1 - Amélioration de la productivité et de l’engagement des employés

L’utilisation d’un intranet au travail présente plusieurs avantages, aussi bien pour les employés que pour les managers. L’un des plus importants est qu’ils permettent une hausse de la productivité et de l’engagement des employés. L’implémentation d’un portail intranet pour employés est une façon d’unifier vos collaborateurs et de les inviter à s’exprimer dans un espace dans lequel leur voix sera entendue et leur opinion prise en compte. Une étude menée par Gallup a démontré que 65% des employés ne sont pas impliqués au travail. Une autre étude de McKinsey a récemment conclu que la productivité augmente de 20 à 25% dans les entreprises dans lesquelles les employés sont connectés entre eux et avec leur société. Cette hausse de la productivité peut représenter un vrai retour sur investissement pour votre entreprise, en vous permettant d’accroître vos recettes rien qu’en offrant à vos employés une plateforme à laquelle ils sont connectés. Cette plateforme regroupe aussi au même endroit tout ce dont vos employés ont besoin dans le cadre de leurs missions.

Avantage Nº2 - Une plateforme qui intègre un réseau social

Le monde numérique tourne autour des réseaux sociaux, c’est pourquoi intégrer les aspects appropriés des plateformes de réseaux sociaux dans votre portail intranet pour employés peut être très bénéfique. Offrir à vos employés un espace dans lequel ils peuvent tisser des liens permet de renforcer les relations dans le cadre du lieu travail. Un networking en interne peut aussi favoriser la réalisation de certaines tâches. Des études ont montré que 82% des employés pensent que les réseaux sociaux peuvent améliorer leur relation avec des collègues.

Avantage Nº3 - Améliorer la collaboration et la communication

Un des autres bénéfices de l’intranet est l’espace qu’il représente pour une collaboration, une communication et un travail en équipe de meilleure qualité. Les fonctionnalités de partage de document, de commentaire et de révision permettent aux employés de collaborer ensemble sur des projets, quelle que soit la distance qui les sépare. Cela permet de profiter de la richesse des savoirs, qui risquent autrement d’être méconnus à cause d’une mauvaise communication et collaboration dans l’entreprise.

Avantage Nº4 - Des outils externes intégrés

Un des avantages d’un intranet d'entreprise est qu’il regroupe tous les logiciels utilisés par votre société en un seul endroit. Cela signifie que les informations sont aisément perdues ou existent en double entre ces différentes plate-formes.

Avantage Nº5 - La possibilité de personnaliser les logiciels

Un des autres avantages des portails intranet est qu’ils vous permettent de personnaliser votre solution pour qu’elle s’aligne parfaitement avec vos besoins commerciaux.

Avantage Nº6 - Un stockage des documents intégré (CMS)

L’avantage d’un intranet est que toutes les données et tous les documents sont stockés au même endroit. Cela se traduit par une hausse de la productivité et par une gestion simplifiée des données pour toute votre société.

Avantage Nº7 - Une disponibilité à tout moment et à tous les endroits

Une fois que votre société a implémenté un portail de collaboration pour employés, ceux-ci peuvent dès lors s’y connecter et y accéder depuis n’importe quel appareil connecté à internet et à n’importe quel moment.

Les inconvénients des portails intranets

Inconvénient Nº1 - Les risques de sécurité

L’un des plus importants est lié à la sécurité de l’intranet. Les fournisseurs d’intranet font tout pour garantir la sécurité de leurs systèmes intranet, mais un système de pare-feu ou de passerelle doit être mis en place.

Inconvénient Nº2 - Une surabondance d’informations

Un trop plein d'informations peut avoir des conséquences négatives. Si l'implantation réussie d’un intranet doit être accompagnée d’un système de gestion de l'information bien organisé, un des défis liés aux logiciels intranet est la gestion et le stockage d'une quantité abondante d'informations sur cette plate-forme.

Inconvénient Nº3 - Les problématiques de temps et de coût

Un autre inconvénient des intranets concerne les demandes de temps et de frais qu’ils entraînent. Les fournisseurs d'intranet vont vous communiquer un coût unique ou des frais d'abonnement pour leur solution.

Inconvénient Nº4 - Une gestion suivie importante

Certains portails nécessitent que vous ayez des employés dédiés à la gestion de tâches spécifiques pour assurer le bon fonctionnement quotidien de votre portail intranet.

Inconvénient Nº5 - Les difficultés du processus d’implémentation et d’adoption

Si le portail intranet de votre société est trop compliqué à utiliser, vos employés risquent tout simplement de le laisser de côté.

Inconvénient Nº6 - Les mises à jours continuelles et les problèmes de logiciel

Vous devez sélectionner un portail intranet pour employés qui est facile à mettre à jour et qui présente le moins de problèmes d'accessibilité.