Miksi perinteinen haku ei toimi nykyaikaisissa yrityksissä - Happeo

Miksi perinteinen haku ei toimi nykyaikaisissa yrityksissä

Aloita digitaalisen kotisi rakentaminen Happeon avulla

Nykypäivän digitaalisessa työympäristössä työntekijät luottavat hakuun löytääkseen työnsä hoitamiseen tarvitsemansa tiedot. Teknologian kehityksestä huolimatta monet organisaatiot ovat kuitenkin edelleen riippuvaisia perinteisistä hakujärjestelmistä - ja ne ovat yhä useammin puutteellisia.

Ongelma ei ole siinä, etteivätkö työntekijät etsisi. Kyse on siitä, että haku ei enää toimi samalla tavalla kuin työ.

Tieto on hajautettu useisiin eri työkaluihin, alustoihin ja tiimeihin, joten perinteinen haku ei pysy mukana nykyaikaisten organisaatioiden monimutkaisuudessa. Tulos? Työntekijät tuhlaavat aikaa etsimiseen, tekevät päätöksiä epätäydellisen tiedon perusteella ja menettävät luottamuksensa järjestelmiin, joiden on tarkoitus tukea heitä.

Ymmärtääksemme miksi, meidän on tarkasteltava, miten haku on kehittynyt - ja miten se ei ole kehittynyt.

Perinteisen haun rajat

Avainsanapohjainen, ei kontekstin huomioiva

Perinteinen haku perustuu avainsanoihin.

Työntekijät kirjoittavat hakukysymyksen, ja järjestelmä palauttaa luettelon tuloksista, jotka vastaavat täsmälleen kyseisiä termejä. Todellisuudessa ihmiset eivät kuitenkaan aina osaa käyttää oikeita avainsanoja - varsinkaan silloin, kun he etsivät jotain tuntematonta tai monimutkaista.

Tämä johtaa:

Nykyaikainen työ edellyttää tarkoituksen ymmärtämistä, ei vain sanojen vastaavuutta.

Rakennettu asiakirjoja, ei tietoa varten

Perinteinen haku on suunniteltu staattisten asiakirjojen - jaettujen asemien, kansioiden ja tiedostojen - maailmaan.

Nykyään tietoa on kuitenkin kaikkialla:

Perinteinen haku ei pysty yhdistämään näitä lähteitä mielekkäällä tavalla. Vaikka integraatioita olisikin olemassa, tulokset ovat usein hajanaisia ja vailla asiayhteyttä.

Työntekijät eivät tarvitse vain asiakirjoja - he tarvitsevat vastauksia.

Ei ymmärrystä tuoreudesta tai luottamuksesta

Monissa organisaatioissa on olemassa useita versioita samasta tiedosta.

Perinteinen haku ei pysty luotettavasti vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:

Tämän seurauksena työntekijät käyttävät ylimääräistä aikaa löytämieni tietojen tarkistamiseen - tai välttävät haun käyttöä kokonaan.

Ajan myötä luottamus järjestelmään heikkenee.

Hakujen todellisuus nykyaikaisissa yrityksissä

Tieto on hajallaan eri välineissä

Keskiverto organisaatio käyttää kymmeniä työkaluja, joista jokainen tallentaa omia tietojaan.

Tämä luo pirstaleisen tietämysympäristön, jossa:

Perinteistä hakua ei ole suunniteltu tällaista pirstaleisuutta varten.

Työntekijät käyttävät enemmän aikaa etsimiseen kuin työskentelyyn.

Kun haku ei toimi, työntekijät sopeutuvat - mutta eivät tehokkaasti.

He:

Tämä aiheuttaa piilokustannuksia: aikaa menetetään tiedon etsimiseen sen sijaan, että sitä käytettäisiin.

Mittakaavassa tällä on mitattavissa oleva vaikutus tuottavuuteen, päätöksentekoon ja liiketoiminnan kokonaissuorituskykyyn.

Hakemisesta tulee kitkapiste, ei ratkaisu.

Sen sijaan, että perinteinen haku mahdollistaisi työnteon, siitä tulee este.

Työntekijät kokevat:

Lopulta he lakkaavat kokonaan luottamasta hakuun - ja organisaatio menettää pääsyn omaan tietoonsa.

Miksi ongelma pahenee

Enemmän työkaluja, enemmän monimutkaisuutta

Organisaatiot ottavat jatkuvasti käyttöön uusia työkaluja työnkulkujen ja yhteistyön parantamiseksi.

Mutta jokainen uusi työkalu lisää monimutkaisuutta - ja lisää paikan, jossa tieto elää.

Ilman tapaa yhdistää nämä järjestelmät haku on yhä tehottomampaa.

Enemmän sisältöä, vähemmän selkeyttä

Tiedon määrä kasvaa eksponentiaalisesti.

Toimintatapoja, dokumentaatiota, päivityksiä ja viestintää luodaan jatkuvasti - mutta niitä ei aina jäsennetä, ylläpidetä tai yhdistetä.

Perinteinen haku tuo esiin enemmän sisältöä, mutta ei välttämättä oikeaa sisältöä.

Tekoäly paljastaa aukot

Tekoälyä pidetään usein ratkaisuna hakuhaasteisiin. Todellisuudessa se kuitenkin paljastaa olemassa olevat heikkoudet.

Jos tieto on hajanaista, vanhentunutta tai huonosti jäsenneltyä, tekoäly tekee sen:

Tekoäly on vain niin tehokas kuin se tieto, jota se voi käyttää.

Mitä nykyaikaisen haun on tehtävä toisin

Jotta haku toimisi nykyisessä ympäristössä, sen on kehityttävä työkalusta älykkääksi tiedonkerrokseksi.

Avainsanoista tarkoitukseen

Nykyaikaisen haun pitäisi ymmärtää, mitä työntekijät yrittävät saavuttaa - ei vain sitä, mitä he kirjoittavat.

Tämä tarkoittaa seuraavaa:

Asiakirjoista yhdistettyyn tietoon

Yksittäisten järjestelmien etsimisen sijaan nykyaikaisen haun pitäisi yhdistää ne.

Yhtenäisen lähestymistavan avulla työntekijät voivat

Tämä luo todellisen yhden totuuden lähteen myös monimutkaisissa ympäristöissä.

Tuloksista vastauksiin

Työntekijät eivät halua listoja - he haluavat selkeyttä.

Nykyaikaisen haun pitäisi:

Tämä parantaa merkittävästi sekä nopeutta että luotettavuutta.

Passiivisesta proaktiiviseksi

Perinteinen haku on reaktiivista - se toimii vain silloin, kun joku käynnistää sen.

Nykyaikaiset järjestelmät menevät pidemmälle:

Tämä siirtää kokemuksen tiedon etsimisestä tiedon etsimiseen.

Tekoälypohjaisten tietämysalustojen rooli

Tässä kohtaa tekoälykäyttöiset tietämysalustat astuvat kuvaan.

Sen sijaan, että hakua käsiteltäisiin erillisenä ominaisuutena, se sisällytetään laajempaan järjestelmään, joka:

Happeon kaltaiset alustat vievät tätä lähestymistapaa pidemmälle aKnowledge Enginen kaltaisilla ratkaisuilla, jotka:

Tämä muuttaa haun turhauttavasta tehtävästä saumattomaksi kokemukseksi.

Lopputulos

Perinteinen haku ei epäonnistu siksi, että työntekijät eivät käytä sitä - se epäonnistu siksi, että sitä ei ole suunniteltu nykyaikaisia organisaatioita varten.

Maailmassa, jossa:

Haun on tehtävä muutakin kuin palautettava tuloksia. Sen on tarjottava luotettavaa, asiaankuuluvaa tietoa asiayhteydessä.

Organisaatiot, jotka miettivät hakua uudelleen osana yhdistettyä, tekoälyllä toimivaa tietostrategiaa, voivat:

Ne, jotka eivät tee niin, kamppailevat edelleen saman ongelman kanssa:

Ei tiedon puutetta - vaan kyvyttömyyttä käyttää sitä.