5 merkkiä siitä, että Google Drive ei enää riitä sisäiseen viestintään

Useimmat yrityksen omistajat ja tiiminvetäjät aloittavat sisäisen viestinnän Google Drivella, koska se on järkevää. Se on ilmainen, tuttu ja "riittävän hyvä", kun yritys on pieni. Vuodesta 2012 lähtien tiimit ovat tukeutuneet Docs, Sheets ja Slides -ohjelmiin päivitysten jakamisessa, prosessien rakentamisessa ja yhteistyön tekemisessä kaikenlaisissa asioissa, jotka ulottuvat aloitusoppaista neljännesvuosisuunnitelmiin.

Sitten tapahtui 2020-2024 siirtyminen hybridityöskentelyyn. Yhtäkkiä Shared Drivesista tuli oletusarvoinen koti kaikille yrityksen päivityksille, toimintatapoja koskeville ilmoituksille ja tiimien viestinnälle. Se, mikä toimi 15 hengen tiimissä, alkoi hajota 50 hengen tiimissä. Se, mikä tuntui järjestäytyneeltä vuonna 2019, tuntuu nyt kaaokselta.

Tässä artikkelissa annetaan 5 erityistä varoitusmerkkiä siitä, että olet kasvanut ulos Google Drivesta sisäisen viestinnän osalta - ja mitä modernin sisäisen viestinnän alustan pitäisi hoitaa sen sijaan. Nämä eivät ole teoreettisia ongelmia. Ne ovat päivittäisiä turhautuksia, jotka vievät tuottavuutta ja aiheuttavat sekaannusta. Jos kaksi tai useampi näistä merkeistä kuulostaa tutulta, on aika miettiä sisäisen viestinnän järjestelmää uudelleen.

Merkki #1: Kriittiset päivitykset hautautuvat "uusimman version" asiakirjoihin.

Kuvittele tämä: johto ilmoittaa 2025 toimintatapamuutoksesta Google-dokumentissa, jakaa linkin Slackissa ja siirtyy eteenpäin. Kolme viikkoa myöhemmin puolet yrityksestä noudattaa yhä vanhaa prosessia, koska he eivät koskaan avanneet tiedostoa.

Google Drive on dokumenttikeskeinen, ei viestikeskeinen. Ihmisten on navigoitava aktiivisesti tiedostoon nähdäkseen päivitykset. Tämä malli ei toimi kiireellisessä tai aikasidonnaisessa viestinnässä, jossa viestien on tavoitettava työntekijät välittömästi.

Yleisiä oireita ovat mm:

• "Lue ja kommentoi" asiakirjat, jotka ovat avaamattomina viikkoja.
• Useita "Policy_v3_FINAL_FINAL" -nimisiä tiedostoja hajallaan jaetuilla asemilla.
• Työntekijät merkkaavat vanhoja linkkejä kirjanmerkkeihin ja jättävät päivitetyt versiot kokonaan pois.
• Esimiehet lähettävät saman asiakirjan linkin manuaalisesti uudelleen sähköpostitse ja chatissa.

Vaikutus on mitattavissa. Tiimit jättävät noudattamisen edellyttämät vaiheet väliin, koska ne käyttävät vanhentuneita asiakirjoja.

Merkki #2: Kukaan ei tiedä, missä "totuuden todellinen lähde" asuu.

"Missä se dokumentti onkaan?" -ongelmasta tulee päivittäinen tuottavuusvero, kun tiimit kasvavat yli 20-30 työntekijän joukkoon. Tieto hajaantuu, eikä kukaan löydä tarvitsemaansa lähdettä.

Näin se tapahtuu:

• Asiakirjoja on eri puolilla My Drivea, jaettuja asemia ja yksittäisiä kansioita ilman selkeää rakennetta.
• On olemassa useita samannimisiä asiakirjoja, jotka eri ihmiset ovat luoneet kuukausien tai vuosien aikana.
• Nimeämiskäytännöt vaihtelevat suuresti osastoittain.

Google tarjoaa mobiilisovelluksia, mutta niitä ei ole suunniteltu push-ilmoituksia, roolin tai sijainnin perusteella tapahtuvaa kohdentamista varten.

Merkki #3: Keskustelut käydään kanavan sijaan marginaalissa.

Google Docsin kommentit on suunniteltu muokkaus- ja tarkistussyklejä varten - nopeaa palautetta luonnoksesta.

Silti näin todellisuudessa tapahtuu:

• Yli 50 kommenttiketjua yhdestä asiakirjasta, jotka ovat kuin Slack-kanava lokakuulta 2023.
• Päätöksiä kirjataan kommentteihin, joita on mahdotonta löytää kaksi kuukautta myöhemmin.

Tämä aiheuttaa todellisia riskejä sisäiselle viestinnälle. Uudet tiimin jäsenet eivät voi päätellä, miksi päätöksiä tehtiin.

Merkki #4: Et tavoita luotettavasti etulinjan ja liikkuvia työntekijöitä.

Vuoteen 2025 mennessä reilusti yli puolet maailmanlaajuisesta työvoimasta on työpöytätyöntekijöitä tai etulinjan työntekijöitä.

Oireet näkyvät päivittäisessä toiminnassa:

• Myymäläpäälliköt tulostavat Google Docs -dokumentteja joka viikko tiedottaakseen henkilökunnalle kampanjoista.
• HR-tiedotteet viivästyvät, koska työntekijät näkevät ne vasta, kun he löytävät kioskin tai kirjautuvat sisään kotoa.

Merkki #5: Sinulla ei ole minkäänlaista tietoa siitä, kuka oikeastaan näki mitä

Jokaisen tärkeän tiedotteen jälkeen herää sama kysymys: luivatko ihmiset tämän oikeasti?

Tämä reaaliaikaisen näkemyksen puuttuminen aiheuttaa ongelmia koko organisaatiossa.

Miten siirtyä "asiakirjat ensin" -periaatteesta todelliseen sisäiseen viestintäkeskukseen?

Google Drivea ei tarvitse hylätä. Sinun on lakattava pitämästä sitä ensisijaisena sisäisen viestinnän kanavana.

Vaihe 1 (viikko 1-2): Tarkastele nykyistä sisäistä viestintää

• Tarkista, mitä tällä hetkellä on Docsissa: käytännöt, käsikirjat.

Vaihe 2 (kuukausi 1): Priorisoi toistuva viestintä

• Valitse 3-5 viestintää, jotka siirretään ensimmäiseksi.

Vaihe 3 (kuukausi 2-3): Suunnittele selkeä tietoarkkitehtuuri

• Luo yhtenäinen alustarakenne: etusivu, uutissyöttö.

Vaihe 4 (jatkuva): Hyödynnä analytiikkaa tarkentaaksesi

• Hyödynnä tietoja ajoituksen, kanavien ja formaattien parantamiseksi.