Yrityshakujärjestelmät: mitä ne ovat ja miksi ne ovat tärkeitä

Aloita digitaalisen kotisi rakentaminen Happeon avulla

Useimmilla organisaatioilla on enemmän sisäistä tietoa kuin koskaan aiemmin - ja vähemmän luottamusta siihen, että ne löytävät sen tarvittaessa. Päätöksiä tehdään ilman asiayhteyttä, joka olisi muuttanut niitä. Uudet työntekijät viettävät ensimmäiset kuukautensa selvitellen institutionaalista tietoa, jonka olisi pitänyt olla löydettävissä heti ensimmäisenä päivänä. Tiimit toistavat työtä, joka on jo tehty jossain, jonkun toimesta, asiakirjassa, jota kukaan ei löytänyt. Keskimääräinen työntekijä käyttää noin 20 prosenttia työviikostaan tiedon etsimiseen - noin 2,5 tuntia päivässä eli noin 4 500 dollaria työntekijää kohti vuodessa menetettynä tuottavuutena. Yrityshakuohjelmistojen tarkoituksena on korjata tämä ongelma. Se, miten se todella toimii, riippuu lähes täysin siitä, miten se on toteutettu ja minkä ongelman organisaatio luulee sen ratkaisevan.

Mitä on yrityshaku?

Yrityshaku on ohjelmisto, jonka avulla työntekijät voivat tehdä hakuja yrityksen sisäisistä järjestelmistä - asiakirjoista, tietokannoista, intraneteistä, sähköposteista ja projektityökaluista - yhden hakukäyttöliittymän kautta. Ero tavalliseen hakukoneeseen on tärkeä: tässä ei indeksoida julkista verkkoa, vaan indeksoidaan organisaation omaa tietoa ja tehdään siitä hakukelpoista niille, jotka sitä tarvitsevat.

Toisin kuin julkisten verkkosivustojen ulkoisille käyttäjille tarkoitettu sivustohaku, yrityshaku palvelee valtuutettuja sisäisiä käyttäjiä, jotka etsivät yrityksen erityistietoja. Se murtaa tietosiilot luomalla yhteyden eri järjestelmiin, joissa tieto todellisuudessa sijaitsee - pilvitallennustiloihin, CRM-alustoihin, viestintätyökaluihin ja asiakirjahallintajärjestelmiin - ja rakentamalla hakukelpoisen indeksin kaikkiin järjestelmiin ja palauttamalla relevantteja tuloksia riippumatta siitä, missä lähdetiedosto sijaitsee. Nykyaikaiset yrityshakuratkaisut tekevät myös eron strukturoidun datan (tietokannat, taulukkolaskentaohjelmat) ja strukturoimattoman datan (asiakirjat, sähköpostit, kokousmuistiot) välillä, sillä suurin osa organisaation tietämyksestä on todellisuudessa siellä.

Yrityshakuratkaisujen tyypit

Kaikki yrityshakuohjelmistot eivät toimi samalla tavalla. Tärkeimmät tyypit kannattaa ymmärtää:

Tekoälypohjainen yrityshaku käyttää koneoppimista ja luonnollisen kielen käsittelyä ymmärtääkseen, mitä joku oikeastaan kysyy, eikä vain hakusanojen perusteella. Parhaat toteutukset ymmärtävät aikomuksia, eivät vain termejä, ja kehittyvät ajan myötä sen perusteella, miten ihmiset todella etsivät.

Yhdistetty haku hakee useita itsenäisiä järjestelmiä samanaikaisesti ja yhdistää tulokset - sen sijaan, että hakisit erikseen intranetistä, Google Drivesta ja CRM:stä, yksi haku tuo esiin relevantit tulokset kaikista järjestelmistä kerralla. Toisin kuin siilotettu haku, joka palauttaa tulokset arkistoittain, yhdistetty haku yhdistää löytämisen eri järjestelmistä.

Paikalliset, pilvipohjaiset ja hybridi-käyttöönotot sopivat kukin erilaisiin organisaation tarpeisiin ja teknisiin infrastruktuureihin. Pilvipohjaisista yrityshakualustoista on tullut oletusarvo useimmissa nykyaikaisissa organisaatioissa, vaikka säännellyt toimialat vaativat usein paikallisia tai hybridi-malleja tietojen riippumattomuuteen liittyvistä syistä.

Yrityshakuohjelmistojen tärkeimmät ominaisuudet

Tehokkaan yrityshakuohjelmiston on tehtävä muutakin kuin palautettava tuloksia. Ominaisuudet, joilla on todella merkitystä:

Vankat liitännät erilaisiin tietolähteisiin ovat perusta. Työkalu on vain niin hyödyllinen kuin järjestelmät, joihin se pääsee käsiksi - pilvitallennus, viestintätyökalut, projektinhallinta, CRM - ja näiden liittimien on pysyttävä ajan tasalla alustojen päivittyessä.

Luonnollisen kielen prosessoinnin ansiosta hakukone ymmärtää kyselyitä siten kuin ihmiset ne todella kirjoittavat, eikä vaadi tarkkoja avainsanojen vastaavuuksia. Tämä on nykyään kaikkien kilpailukykyisten yrityshakuratkaisujen perusvaatimus.

Tietoturva ja käyttöoikeuksien valvonta varmistavat, että työkalu noudattaa järjestelmissäsi jo olemassa olevia käyttöoikeuksia. Tulos, joka tuo näkyviin asiakirjan, jota joku ei ole oikeutettu näkemään, ei ole vain säännösten noudattamiseen liittyvä riski - se murtaa käyttäjien luottamuksen työkaluun kokonaan.

Hakuanalytiikka ja tietämysvajeiden tunnistaminen on ominaisuus, jota useimmat organisaatiot käyttävät liian vähän. Hakutiedot eivät kerro vain sitä, mitä ihmiset löysivät, vaan myös sen, mitä he etsivät eivätkä löytäneet - ja juuri tässä kohtaa tietämysvajeet todella paljastuvat ja missä dokumentointityötä on tehtävä.

API- ja integrointiominaisuuksien ansiosta yritysten hakuohjelmistot voidaan liittää olemassa oleviin liiketoimintasovelluksiin ja työnkulkuihin sen sijaan, että ne olisivat erillinen työkalu, jota työntekijöiden on muistettava käyttää.

Yrityshakuohjelmistojen edut

Parempi tuottavuus. Tutkimusten mukaan työntekijät käyttävät noin 20 prosenttia työviikostaan tiedonhakuun. Tehokkaat yrityshakuohjelmistot lyhentävät tätä aikaa merkittävästi, sillä ne tuovat esiin relevantteja tuloksia kaikista sisäisistä järjestelmistä yhdessä paikassa sen sijaan, että työntekijöiden tarvitsisi navigoida useilla eri alustoilla.

Parempi päätöksenteko. Tehokkaan yrityshakupalvelun tukemat vahvat tiedonhallintajärjestelmät auttavat organisaatioita tekemään kriittisiä päätöksiä 60,5 prosenttia nopeammin ja nopeuttavat päätöksentekoa yhteensä 31 prosenttia.

Tiedon jakaminen tiimien kesken. Tiimit, joissa tiedon jakaminen on tehokasta, suoriutuvat viisi kertaa todennäköisemmin korkealla tasolla.

Päällekkäisyyksien vähentäminen. Kun työntekijät löytävät jo olemassa olevan tiedon, he lakkaavat rakentamasta sitä uudelleen tyhjästä. Tuottavuus paranee: vähemmän aikaa etsintään, vähemmän aikaa päällekkäisyyteen ja enemmän aikaa työhön, joka todella vie asioita eteenpäin.

Mitä yrityshaun maisemassa on vialla

Yli puolet yrityshakujen käyttäjistä raportoi edelleen, että he eivät löydä tarvitsemaansa tietoa kohtuullisessa ajassa. Tämä on masentava luku ohjelmistoluokalle, jonka koko tarkoitus on löydettävyys - ja se viittaa ongelmaan, jota parempi hakutekniikka ei yksinään korjaa.

Useimmat yritysten hakutyökalut otetaan käyttöön ikään kuin taustalla oleva tieto olisi jo hyvässä kunnossa ja se pitäisi vain järjestää paremmin. Useimmissa organisaatioissa tämä oletus on väärä.

Viimeaikaiset tekoälykäyttöiset yrityshakutyökalut ovat muotoilleet tätä ongelmaa uudelleen, mutta eivät ole täysin ratkaisseet sitä. Tarjous on vakuuttava: yhdistä kaikki tietolähteesi, anna tekoälyn tuoda esiin se, mikä on relevanttia, ja katso, miten tuottavuus seuraa.

Kuinka toteuttaa yrityshaku tehokkaasti

Aloita tietolähteistä. Kartoita kaikki järjestelmät, joissa organisaation tietämys elää, ennen kuin valitset työkalun.

Määritä sisällön omistajuus. Yrityshaku tuo esiin sen, mikä on olemassa.

Käytä hakuanalytiikkaa aktiivisesti. Useimmissa yrityshakutoteutuksissa vähiten käytetty ominaisuus on tieto siitä, mitä ihmiset etsivät ja mitä he eivät löytäneet.

Kouluta käyttäjät, mutta älä lopeta siihen. Käyttäjien omaksumisella on merkitystä, mutta se on hidas indikaattori.

Tekoälyn rooli yrityshaussa

Tekoäly on nostanut yrityksen hakuohjelmistojen suorituskyvyn perustasoa - ja lisännyt virheiden tekemisen riskiä. Koneoppimisen ja luonnollisen kielen käsittelyn ansiosta nykyaikaiset yrityshakukoneet pystyvät ymmärtämään käyttäjän aikomuksen kyselyn taustalla.

Generatiivinen tekoäly vie tätä vielä pidemmälle, sillä se syntetisoi tietoa useista eri lähteistä ja tarjoaa suoria vastauksia pelkkien linkkien sijasta.

Oikean yrityshakuohjelmiston valinta

Tärkeimmät arviointikriteerit:

Liitinten kattavuus ja laatu Hakujen laatu Tietoturva ja käyttöoikeuksien hallinta Analytiikka ja puutteiden tunnistaminen Integrointi tiedon luomiseen Skaalautuvuus ja toimittajan tuki

Yrityshakuohjelmistot: Bottom Line

Yrityshakuohjelmisto on yksi tehokkaimmista investoinneista, joita kasvava organisaatio voi tehdä.