Keskustelua tietohallinnosta

Aloita digitaalisen kotisi rakentaminen Happeon avulla

Tietohallinta (KM) on yksi niistä aiheista, jotka kuulostavat yksinkertaisilta, kunnes yrittää toteuttaa sitä kunnolla. Hybridi- ja hajautettujen organisaatioiden sisäisen viestinnän, henkilöstöhallinnan ja IT-johtajille tietohallinnan onnistuminen vaikuttaa suoraan siihen, miten työntekijät löytävät vastauksia, tekevät päätöksiä ja kokevat työnsä päivittäin. Tässä oppaassa selitetään, mitä tietohallinta todella tarkoittaa, miksi se on nyt tärkeämpää kuin koskaan ja miten luodaan käytännöllinen strategia, jota tiimisi voivat hyödyntää.

Keskeiset johtopäätökset

• Tietohallinta on järjestelmällinen prosessi, jossa tietoa kerätään ja järjestellään niin, että koko organisaation työntekijät löytävät tarvitsemansa tiedon silloin, kun sitä tarvitaan – se ei ole kertaluonteinen dokumentointiprojekti.
• Tehokas tietohallinta suojaa kriittistä tietoa eläkkeelle siirtymisen, henkilöstön vaihtuvuuden ja uudelleenjärjestelyjen aiheuttamalta tiedon menetykseltä ja muuntaa sen käyttökelpoisiksi tietovarannoiksi modernissa tietokannassa.
• Tietämyksen päätyyppien – eksplisiittisen, implisiittisen ja hiljaisen – sekä sisäisten ja ulkoisten lähteiden ymmärtäminen auttaa sinua rakentamaan tietohallintastrategian, joka tuottaa kilpailuetua.
• Selkeä, toistettava tietohallintaprosessi (löytäminen, kerääminen, luominen, järjestäminen, jakaminen, soveltaminen, jatkuva parantaminen) voi olla sisäisen viestinnän, henkilöstöhallinnan ja IT-osaston yhteisvastuulla.
• Käytännön tietohallintamenetelmät ja -työkalut – tekoälypohjaisista intranet-palveluista sosiaalisiin kysymys- ja vastauspalstoihin sekä perehdytyskeskittymiin – parantavat sitoutumista, yhteistyötä ja organisaation yhtenäisyyttä hajautettujen tiimien välillä.

Mitä tietohallinta on? (Ja miksi se on tärkeää henkilöstöllesi)

Tietohallinta on prosessi, jossa tietoa kerätään ja jaetaan organisaation sisällä, jotta ihmiset pääsevät käsiksi tarvitsemaansa tietoon silloin, kun sitä tarvitaan. Se kattaa kaiken kirjallisista toimintaperiaatteista ja prosessiohjeista aina kokeneiden työntekijöiden päässään kantamaan kirjoittamattomaan asiantuntemukseen asti.

Tiedon tyypit: mitä oikeastaan hallitset

Tehokas tietohallinta alkaa siitä, että ymmärrät organisaatiossasi esiintyvät erilaiset tietotyypit – ja tunnustat, että osa tiedosta on helppo tallentaa, kun taas toisella on suuri riski kadota kokonaan.

Eksplisiittinen tieto on helppo koodata ja opettaa. Ajattele esimerkiksi toimintaperiaatteita, perehdyttämisen tarkistuslistoja, palkkaluokkia, IT-ohjeistoja ja prosessikarttoja.

Implisiittinen tieto selittää, miten eksplisiittistä tietoa sovelletaan käytäntöön. Se on ”se, miten me täällä oikeasti toimimme” – vinkit, harkintapäätökset ja toimintamallit, jotka ovat kertyneet ajan myötä.

Hiljaista tietoa hankitaan henkilökohtaisen kokemuksen kautta. Perustajan intuitio tuotteen ja markkinoiden sopivuudesta, tehtaanjohtajan vaisto siitä, milloin tuotantolinja on romahtamassa.

Miksi tietohallinta on tärkeää nykyaikaisille organisaatioille?

Useat tekijät tekevät tietohallinnasta tärkeän juuri nyt. Yhdysvaltain työvoima ikääntyy – vuoteen 2030 mennessä noin 21 % amerikkalaisista on 65-vuotiaita tai vanhempia. Suuri vaihtuvuus, etätyö ja sääntelyn kasvava monimutkaisuus lisäävät riskiä.

Tietohallinta vähentää suoraan tiedon menetystä keräämällä järjestelmällisesti pitkäaikaisten työntekijöiden asiantuntemusta ennen heidän eläkkeelle jäämistään tai lähtöään.

Tehokas tietohallinta tarkoittaa nopeampia vastauksia, vähemmän ”kuka tästä vastaa?” -hetkiä ja enemmän varmuutta roolimuutosten tai uudelleenjärjestelyjen yhteydessä. Tietohallinta parantaa päätöksentekoa tarjoamalla olennaista tietoa juuri silloin, kun sitä tarvitaan.

Tehokkaan tietohallinnan edut

Tietohallinnan edut ovat niin inhimillisiä – sitoutuminen, luottamus, kulttuuri – että toiminnallisia – nopeus, laatu, riskien vähentäminen.

Aikaa säästyy tiedonhaussa. Työntekijät menettävät keskimäärin 100 minuuttia päivässä etsiessään tietoa hajallaan olevista järjestelmistä.

Nopeampi perehdytys. Tietohallintatyökalut voivat vähentää perehdyttämiskustannuksia merkittävästi.

Parempi asiakas- ja henkilöstöpalvelu. Tietohallinta parantaa palvelun laatua tarjoamalla nopean pääsyn päivitettyihin vianmääritysohjeisiin, henkilöstöpolitiikkoihin ja puheluohjeisiin.

Kulttuuri ja yhteistyö. Tehokas tiedon jakaminen edistää tiimien välistä yhteistyötä ja purkaa siiloja.

Riskit ja säännösten noudattaminen. Kun kriittiselle tiedolle on yksi hallinnoitu säilytyspaikka, se vähentää virheitä ja tilintarkastuksissa havaittuja puutteita.

Tietohallintaprosessi: keräämisestä päivittäiseen käyttöön

Tietohallinta on jatkuva prosessi, ei kertaluonteinen hanke. Tietohallintaprosessiin kuuluu tiedon löytäminen, kerääminen ja arviointi – sekä luominen, jakaminen, soveltaminen ja jatkuva parantaminen.